Казначейство
Процесс ежедневного управления денежными средствами требует постоянного наличия у финансового директора и финансовых менеджеров актуальной информации относительно всех сторон движения финансовых потоков. Это касается всех поступлений денежных средств от контрагентов и фактов возникновения дебиторской задолженности, увеличения сумм и сроков этой задолженности. Также важна информация относительно исходящих платежей в части наличия необходимых сумм на разных счетах в разной валюте, очередности платежей, а также существования кредиторской задолженности по поставщикам. При этом часто оплата поставщикам осуществляется не в очередности, рассчитанной системой исходя из сроков и важности платежей, а исходя из политических факторов взаимоотношения с тем или иным контрагентом.
Автоматизация системы казначейства на основе современного приложения Infor Dynamic Enterprise Performance Management (d/EPM) позволит в любой момент времени видеть всю финансовую картину компании. При этом, если в компании ведется бюджетирование, наша модель казначейства будет привязана ко всем статьям всех бюджетов на всех уровнях управления, что многократно повысит прозрачность всех финансовых потоков и усилит контроль за расходованием денежных средств подразделениями.
Контроль осуществляется на всех уровнях с самого начала подачи заявки на оплату.
Ответственный менеджер через интерфейс «Журнал заявок» в разрезе подразделений и контрагентов может оперативно отслеживать даты и суммы платежей, лимиты и остатки по статьям, объем уже израсходованных по статьям денежных средств и суммы на утверждении. Система поддерживает различные регламенты, которые настраиваются согласно финансовой политике предприятия, для работы с запросами на платежи превышающие лимиты статей или остатки по ним.
Далее заполняется заявка на оплату. Форма может быть изменена в зависимости от потребностей заказчика в степени детализации.
Таким образом, в Журнале заявок осуществляется фильтрация счетов (заявок) на оплату по лимиту соответствующей статьи БДДС. Это дает возможность подразделениям самостоятельно контролировать свои расходы, что повышает их мотивацию и ответственность.
На следующем этапе в форме «Контрагенты к оплате» осуществляется первичное формирование платежного календаря. На данном уровне осуществляется контроль платежей по двум направлениям, связанным с очередностью платежей:
- Наличие и сумма задолженности поставщика перед компанией или наличие и сумма задолженности компании перед поставщиком.
- Достаточность денежных средств на всех расчетных счетах компании. Для расшифровки есть специальный отчет, показывающий состояние всех счетов на день оплаты.
Исходя из этой информации, ответственное лицо принимает решение об утверждении всех неоплаченных заявок. На данном уровне, возможно изменить сумму определенных заявок в меньшую сторону
Следующий уровень ‑ «Платежный календарь» ‑ предназначен для планирования и утверждения процессов оплаты денежных средств с конкретных расчетных счетов и кассы компании. В Платежном календаре собираются все запланированные на определенную дату заявки на оплату.
На данном уровне можно будет управлять заявками на оплату через их утверждение, изменение даты оплаты, изменение суммы оплаты и изменение расчетного счета и банка.
Утвержденные заявки попадают в Реестр платежей – свод для финансового или генерального директора, где собраны все, прошедшие предыдущие уровни заявки на оплату. Руководитель может утвердить на оплату все заявки или выбрать и всего списка.
Основная функция казначейства — осуществление контроля за ежедневными потоками денежных средств Компании. Предлагаемая система казначейства, реализованная на платформе d/EPM, позволяет видеть картину с потоками денежных средств максимально прозрачной и реализовать на практике основополагающие принципы управления финансами:
- рациональное использование денежных средств в рамках утвержденных бюджетов подразделений;
- контроль за целевым и рациональным использованием денежных средств каждым подразделением по каждой статье БДДС;
- расходование денежных средств в соответствии с приоритетами в зависимости от их наличия на расчетных счетах и в кассе;
- своевременная и точная отчетность.